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Webinar de empresa: cómo escribir el guión perfecto paso a paso

    Por Laia Cardona, publicado en 24 agosto 2020

    Los webinars de empresa se han vuelto una herramienta imprescindible para muchos profesionales en esta era que vivimos tan digitalizada, debido a los cambios que ha comportado en nuestras vidas la crisis del coronavirus. 

    Si has puesto en marcha recientemente una serie de formaciones digitales seguramente tienes dudas de por dónde empezar.

    ¿Quieres saber cómo escribir el guión ideal para tu próximo webinar? Entonces has llegado al lugar adecuado, porque te vamos a dar con este contenido los tips esenciales para ser un experto formador en el entorno digital.

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    webinar de empresa como escribir el guion paso a paso

     

    ¿Con qué objetivo haces el webinar?

    Si haces un webinar y eres una empresa deberás tener un objetivo para hacer esta formación online. Por amor al arte todos hacemos muchas cosas, pero al final, tu profesión es tu sustento de vida y, en general, lo que hagas debe ir enfocado a buscar la rentabilidad. Aunque eso nunca está peleado con ofrecer contenido de valor para todos los perfiles que se apunten al webinar, porque seguro que hay desde estudiantes hasta tu buyer persona.

    Las estrategias inbound tienen como herramienta principal de marketing el contenido. Así consigues atraer al consumidor, en lugar de perseguir, y también posicionar tu empresa como la de referencia en tu sector.

    Además, los webinars son muy beneficiosos para las empresas que tienen viajes del cliente largos:

    • Empresas B2C: donde el producto tiene un coste alto, como la venta de un coche, embarcación, vivienda, herramientas, tecnología, etc.

    • Empresas B2B: donde la inversión puede ser alta y dar a conocer tu producto o servicio requiere de tiempo y de trabajar la confianza.

    Hay diferentes tipos de objetivos que te puedes marcar:

    • “Quiero posicionar mi empresa como referente del sector demostrando nuestra experiencia y habilidades”.

    • “Quiero demostrar el funcionamiento de nuestra herramienta y cómo puede beneficiar a otras empresas”.

    • “Quiero mostrar los servicios que ofrecemos y la forma en que desarrollamos un proyecto con clientes”.

    • “Quiero captar leads potenciales para luego trabajarlos a ventas”.

    • “Quiero hacer una grabación en directo que luego me servirá de tutorial para futuros clientes potenciales”.

    • “Quiero interactuar en directo con clientes y potenciales clientes para que me dejen comentarios y así mejorar mi producto o servicio”.

    • “Quiero transmitir mis valores de marca”.

    • “Quiero generar ventas directas después del webinar porque mi producto o servicio lo permite por precio y disponibilidad”.

    • “Quiero cerrar reuniones posteriores con las personas registradas”.

    • “Quiero que el webinar sea de pago y así conseguir un beneficio directo con la formación”.

    • “Quiero vender un curso formativo extenso a partir de webinar. El webinar servirá para ofrecer en abierto una pequeña parte del curso.”

    • “Quiero hacer el webinar más largo del mundo y así recibir un premio Guinness” (por ser atrevidos).

     

    Guión de un webinar paso a paso

    Ahora toca desarrollar paso a paso el guión de la formación, cómo estará estructurada y el contenido. ¡No olvides nunca el objetivo que te has marcado!

     

    1) Duración del webinar

    Habitualmente los webinars no pasan de la hora, ya que se suelen usar como herramientas gratuitas formativas con una finalidad empresarial y conseguir el objetivo marcado.

    La mejor estructura es dedicar un máximo de 45 minutos a la formación y luego dedicar el tiempo restante a responder preguntas de las personas en directo o que te hayan dejado en el momento del registro.

     

    2) Contenido formativo

    Al disponer de poco tiempo siempre es mejor que la temática sea muy concisa y se explique algo con más detalle. Por eso, los webinars son un buen contenido para la fase media del embudo, cuando es el momento de consideración. Los vídeos de Youtube pueden ser mejores para la fase inicial de reconocimiento y las asesorías en línea personalizadas para la fase de conversión.

    Por ejemplo, un tema más genérico puede ser el de nuestro webinar “Inbound Marketing de futuro” y uno más específico sobre el mismo tema “el Inbound Marketing y Hubspot”.

     

    3) Introducción y momento de saludo

    Saluda a todos los asistentes, teniendo en cuenta que pueden estar en diferentes fases horarias.

    Si quieres di la hora en España o la de tu país o menciona algún comentario del chat, para que así vean que estás en directo. Alguna vez han puesto en duda que lo estábamos y que era grabado, cuando en general los webinars siempre se hacen en directo.

    Indica las directrices de cómo funcionará el webinar: los hay que permiten preguntas durante la formación y otros donde el contenido se explica de un tirón y las cuestiones siempre se responden al final. Si hay muchos asistentes, siempre es mejor la segunda opción.

    Explica de qué vas a hablar y cuál será el contenido formativo. Puedes hacer que la primera página de la presentación sea un índice.

    ¡Incentivo! Puedes decirles que si se quedan hasta el final responderás todas las preguntas, que tendrán un descuento para tu marca o acceso a un contenido exclusivo.

     

    4) Momento de la presentación y de decir quién eres

    Evita ponerte a hablar como si todo el público tuviera que conocerte, más si sois varias personas quienes dais la formación.

    Preséntate o presentaos uno a uno. Decid quiénes sois, cargo y vuestra experiencia profesional. No te pases, pero saca lo mejor de tus años de trabajo y puedes mencionar clientes con los que has trabajado. A veces se puede hacer de forma más sutil, poniendo ejemplos de clientes relevantes en la misma presentación.

     

    5) Storytelling: tu arte de contar historias

    Recuerda que el arte de ser un cuentacuentos no está pasado de moda, y no en el sentido negativo de la expresión, sino como arte de saber contar buenas historias que seduzcan a tus potenciales clientes.

    A día de hoy la experiencia del usuario es más importante que nunca y muchas veces no compramos un producto o servicio, sino los valores y la experiencia que hay detrás. Esto solo se consigue transmitir con una buena historia que envuelva nuestra marca. Por ejemplo, cuando bebes RedBull sientes que vas a vivir aventuras de riesgo casi imposibles de conseguir o si es una Estrella Damm que las olas del Mediterráneo te acarician los pies descalzos y es verano.

     

    6) Índice desplegado

    La presentación no debe tener más de 50 o 60 páginas. Suena a bastante extensa, pero si las vas pasando rápido no debes preocuparte, porque puede que solo las uses como apoyo visual. 

    El número de páginas dependerá de cómo eres tú ante una formación: hay personas que con poco contenido les basta y se explayan mucho y otras que necesitan más.

    También puedes hacer que la presentación sea muy visual y con poco texto o que tienda a ser bastante textual. En nuestro caso, ponemos bastante contenido, para que luego la presentación tenga entidad propia independientemente del vídeo, ya que hay presentaciones que sin el vídeo no se entienden. Eso va a gusto del formador.

    Eso sí, separa la presentación en partes siguiendo el índice marcado al inicio, así el asistente se ubicará mejor y podrá calcular más o menos en qué momento estás de la formación. Si por ejemplo has dividido el contenido en 5 partes, al llegar al quinto punto, las personas sabrán que te acercas al final y que será el momento de preguntas y respuestas.

     

    7) Momento del incentivo

    Si al inicio has anunciado algún tipo de incentivo, este es el momento de presentarlo. Puede ser una descarga de un contenido exclusivo. Piensa que aquí puedes aprovechar para hacer preguntas con más profundidad, porque ya te has ganado la confianza del asistente y quiere saber más sobre ti, entonces no le importa darte más datos.

    También puedes ofrecer una prueba gratuita de tu herramienta con un código promocional, un descuento para una futura compra, una asesoría gratuita de 15 minutos o simplemente el hecho de responder todas las preguntas en directo.

     

    8) Preguntas y respuestas

    Muchas personas se apuntan a los webinars para esto, para que expertos sobre una temática les respondan sus dudas, ya que muchas veces es difícil conseguir esto a no ser que te apuntes a un curso de pago.

    Es un momento de demostrar tu experiencia y dar más valor a tu marca. Porque las preguntas las responderás al momento y no las tendrás preparadas.

    ¡Tranquilidad! Si te preguntan algo que no sabes no te alarmes, nadie lo sabe todo. Lo mejor es decir algo tipo: “ahora no lo sé, pero lo miro y si quieres te puedo responder por correo” o “reconozco que en este punto no tengo experiencia y me sería difícil darte una respuesta útil”. La sinceridad y demostrar que todos tenemos límites nos hace más humanos, creíbles y genera confianza. Los que dicen que sí a todo y que se inventan las respuestas acaban perdiendo credibilidad a la larga.

     

    9) Cierre

    Despídete, si ves que te pasas del tiempo no te preocupes, di que el tiempo de las preguntas se ha terminado, aunque quede alguna, ya que sino se podría alargar bastante. La gente se anima mucho al final de los webinars si la temática les ha gustado.

    Así consigues que se queden con ganas de más y que ya te contacten directamente por correo, formulario o llamada.

     

    10) Presentación

    Adapta la presentación a tu estilo formativo (como se ha mencionado antes), pero no olvides que visualmente sea atractiva y que siga tu libro de estilos de marca, para que sea reconocible al instante. Usa tu logo, colores, imágenes corporativas, estilo de imágenes, etc.

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    Laia Cardona

    Responsable de la estrategia de inbound marketing en Cyberclick. Gestión del CRM con Hubspot, de la base de datos y creación de la estrategia global de contenidos, workflows y lead nurturing. Experiencia en marketing digital, comunicación digital y periodismo en medios de comunicación. ______________________________________________________________________ Responsible for the inbound marketing strategy at Cyberclick. Experience in digital marketing, digital communication, media journalism, CRM management with Hubspot, creation of global content strategy, workflows and lead nurturing.