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Automatizar tu proceso de ventas: ¿cómo hacerlo y cuáles son las mejores herramientas?

    Por David Tomas, publicado en 29 junio 2020

    La transformación digital de los equipos de ventas es imprescindible para sobrevivir a día de hoy y más allá. Pero esta transformación va más allá de sustituir las visitas puerta a puerta por correos electrónicos. 

    Gracias a las herramientas online, podemos automatizar todo el proceso de ventas y optimizar el rendimiento de todo el equipo. Vamos a ver a qué retos nos enfrentamos y cómo podemos superarlos.

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    Automatizar tu proceso de ventas como hacerlo y cuales son las mejores herramientas

     

    ¿Por qué necesitas automatizar tu proceso de ventas?

    Según datos de Hubspot, los equipos de ventas solo dedican un tercio de su tiempo a vender, lo que en teoría debería ser su tarea fundamental. El resto se pierde en tareas que no están relacionadas con los resultados del negocio, como:

    • Escribir emails (21% del tiempo del equipo)

    • Entrada de datos (17%)

    • Buscar clientes (17%)

    • Asistir a reuniones (12%)

    • Agendar reuniones (12%)

    • Formación (11%)

    • Buscar información (11%)

    Nuestro objetivo principal con la automatización es recuperar este tiempo y dedicarlo a vender y aportar valor. Si pensamos en una jornada laboral de 40 horas a la semana, estamos perdiendo más de 15 solamente entre escribir emails e introducir datos, dos tareas que son fáciles de automatizar. El potencial para liberar tiempo y energías de nuestro equipo es muy grande.

    Tenemos que ser parte activa de la conversación en medios digitales, posicionarnos como líderes de opinión e ir generando oportunidades a lo largo del tiempo. Es importante tener en cuenta que se trata de una apuesta a largo plazo. No solo tenemos que centrarnos en cerrar las ventas de este mes, sino también en crear los contactos que van a convertir en 3 meses o en un año.

     

    Cómo automatizar los procesos de ventas

    En el mercado existen muchas herramientas que nos permiten automatizar el proceso de ventas, gestionar los leads y personalizar las comunicaciones. La idea es optimizar al máximo los procesos de obtención de leads, pero dejando sitio al factor humano cuando estemos cerca de conseguir la venta.

    En este artículo vamos a hablar de las funcionalidades de Hubspot, que es una líder en el sector del inbound marketing, pero existen otras muchas soluciones similares, como Salesforce u otros CRM locales. Tenemos que mirar cuál encaja mejor con nosotros en función del tipo de clientes que tengamos y de las características de la empresa.

    A la hora de automatizar un proceso de ventas, hay que tener muy claros los siguientes pasos:

    • Identificar y detallar los procesos de compras o ventas actuales. Ninguna herramienta puede sustituir a la estrategia y la planificación: tenemos que tener muy presentes las etapas que debe recorrer un cliente potencial para así poder automatizarlas.

    • Describir las necesidades del CRM: ¿qué vamos a necesitar a largo plazo?

    • Diseñar la estrategia de automatización del CRM: qué canales y qué procesos vamos a lanzar de manera automática para que el equipo de ventas no tenga que estar pendiente de los procesos manuales y pueda dedicarse a generar valor.

    • Implementar la nueva estrategia en la herramienta de automatización, configurándola en función de los pasos que hemos definido.

    • Formar a los profesionales del equipo, para que aprendan a utilizar correctamente la herramienta y detectar las oportunidades de ventas. Tenemos que unificar la manera de trabajar de todo el equipo, por lo que el reto será mayor cuando más profesionales lo formen.

    • Optimizar constantemente las acciones basándonos en informes objetivos de resultados. El equipo tiene que estar midiendo datos y proponiendo mejoras constantemente.

    En función de las necesidades que hayamos definido, configuraremos diferentes flujos de trabajo que respondan al comportamiento de los usuarios. Este trabajo tiene que estar siempre coordinado entre marketing y ventas: definiremos los pasos que recorre un lead para ver cuándo lo pasamos de un equipo a otro.

      

    Herramientas de automatización del proceso de ventas: el ejemplo de Hubspot

    Hubspot ofrece un software de ventas específico para diseñar y automatizar todo el proceso. Vamos a ver qué funcionalidades ofrece, como ejemplo de lo que puedes conseguir al implementar una herramienta de automatización de ventas.

    • Plantillas de email. Como hemos visto, más de la quinta parte del tiempo del equipo de ventas se pierde en gestionar los correos, por lo que es una prioridad optimizar esta tarea. Usando plantillas prediseñadas, podemos pasar de tardar 10 minutos en escribir cada email a enviarlo en solo dos clics, lo que permite trabajar con muchos más leads al día.

    • Notificación y seguimiento de correos. El sistema nos avisa automáticamente de las acciones de cada lead, como abrir un email, hacer clic en uno de sus enlaces o visitar su página web. Incluso puede avisarnos cuando una persona está leyendo un documento en concreto. De esta manera, podremos enviarle una oferta personalizada o llamarle justo en el momento oportuno.

    • Seguimiento de visitas a la web. Todas las interacciones de un lead con nuestra página web se guardan en una ficha que podemos consultar antes de interactuar con él. Así, podremos saber cuáles son los temas que más le interesan y orientar la conversación en torno a ellos.

    • Asignación de tareas. Podemos crear tareas de manera dinámica para el equipo de ventas en función del comportamiento de los leads o incluso enviarles comunicaciones automáticas cuando pasan de un estado a otro.

    • Agendar reuniones. La herramienta incluye un calendario compartido con los leads, de manera que ellos mismos pueden reservar un hueco en el calendario del representante de ventas. De esta manera podemos ahorrar una gran cantidad de tiempo poco productivo que se perdía gestionando agendas.

    • Secuencias de emails. Podemos crear y enviar secuencias de emails personalizadas en diferentes momentos, por ejemplo, para enviar recordatorios automáticos a los leads cualificados para ventas.

    • Pipeline de ventas. Aquí se almacenan todos los contactos y el momento del proceso en que se encuentran, permitiendo hacer previsiones más eficientes y productivas y enviar propuestas en cuestión de segundos.

    • Firma online de contratos. El cliente recibe la oferta y puede firmar el contrato en la propia plataforma, facilitando el proceso.

    • Métricas y optimización. El cuadro de mandos pone a nuestra disposición toda la información en tiempo real. Así que con todo el tiempo que hemos ahorrado en tareas repetitivas, podemos pedir a nuestro equipo que sea más analítico y mire la información para ir afinando el proceso cada vez más.

    Ebook Como automatizar tu equipo de ventas en 5 pasos

     

    David Tomas

    CEO y cofundador de Cyberclick. Cuenta con más de 20 años de experiencia en el mundo online. Es ingeniero y cursó un programa de Entrepreneurship en MIT, Massachusetts Institute of Technology. En 2012 fue nombrado uno de los 20 emprendedores más influyentes en España, menores de 40 años, según la Global Entrepreneurship Week 2012 e IESE. Autor de "La empresa más feliz del mundo" y "Diario de un Millennial".