Por David Tomas, publicado en 17 abril 2024
El feedback es la opinión de alguien sobre algo que ha hecho otra persona, pero no una opinión cualquiera, sino una constructiva que tiene el objetivo de que el asunto en cuestión mejore.
El término feedback suele utilizarse en el ámbito empresarial y es algo que suele pedirse y darse tanto a los clientes como a los propios trabajadores. De hecho, es uno de los recursos más interesantes para mejorar el rendimiento y la calidad del trabajo, así como para potenciar la felicidad en la empresa. Y es que, el feedback no solo se pide en relación a asuntos que tienen que ver con la actividad empresarial de la organización, sino también para todo lo relativo a cómo se sienten las personas con la empresa.
En el contexto de una organización, el feedback es algo que se puede dar y pedir tanto por parte de los líderes de un equipo como por parte del resto de profesionales. Además, lo podemos encontrar a un nivel más personal, entre un círculo pequeño de personas, y también a un nivel más general como parte de una estrategia empresarial en el que se vean implicadas más personas. De hecho, muchas organizaciones piden y dan feedback de forma periódica a sus diferentes profesionales para saber el rumbo que está tomando la organización y para mejorar diferentes aspectos
Tanto si eres un profesional que desea dar o pedir feedback a un compañero o líder de equipo a un nivel más personal, como si eres una empresa que desea aplicarlo a todo su equipo o clientes. A continuación te dejamos una guía con las 9 reglas que te ayudarán a obtener y a dar un feedback constructivo de la mejor manera posible.
Cómo dar y recibir feedback: las 9 reglas de oro
Las 9 reglas que te dejamos a continuación están extraídas del interesantísimo libro “Smart Feedback” de Jane y Rosa Rodríguez del Tronco y Noemí Vico García.
Si te interesa y quieres profundizar en el tema del feedback, te animo a comprarlo. Lo tienes disponible en las librerías más conocidas.
1. Describe los hechos
A la hora de dar feedback, este será más constructivo y será mejor recibido por la otra persona si evitamos cualquier tipo de valoración personal y solo aportamos información objetiva. Por tanto, céntrate describir los hechos.
Por ejemplo, en vez de decir “eres poco meticuloso a la hora de hacer el trabajo”, puedes decir “he encontrado varios errores de base en tu trabajo”.
La diferencia entre un hecho y una opinión es que esta es una interpretación sobre un hecho que puede ser relativa, y aquel puede ser comprobado y verificado.
Si das una opinión, vas a dar más pie a la confrontación y a la negación. En cambio, es más difícil negar la realidad ante un hecho probado, por lo que los datos objetivos suelen aceptarse con mayor facilidad.
2. Sé conciso
El feedback que des a una persona debe ser específico, es decir, no dar pie a la interpretación y a la posibilidad de que la otra persona entienda algo diferente a lo que realmente quieres decir.
Es cierto que somos dueños de nuestras palabras y no de lo que interpreten las personas de ellas. No obstante, sí que podemos poner de nuestra parte para que el mensaje se entienda lo mejor posible.
Ser concisos ayudará no solo a que la otra persona entienda bien lo que le queremos decir, sino también a que no deje volar su mente pensando que le hemos dicho algo peor o mejor de lo que en realidad es.
Para ser específico es importante no hablar de forma genérica o con adjetivos demasiado amplios. Por ejemplo, no es aconsejable decir “debes mejorar tus habilidades a la hora de hablar en público”. Es mejor decir, “cuando hables en público es importante que te muevas por la sala, vocalices bien y mires hacia el público y no tanto al papel o a la pantalla”.
Además, también es importante que, ante un feedback negativo, siempre se aporte al principio algo positivo para animar a la persona y que esté más abierta a la crítica.
Por otro lado, el feedback negativo siempre es mejor darlo en privado para que la otra persona no se sienta violentada.
3. Procura ser directo
Para que la persona entienda bien el mensaje también es muy importante ir al grano y no irse por las ramas. De lo contrario, puede que la crítica central pierda su importancia y no tenga su efecto.
Por tanto, no divagues e intenta centrar tu crítica constructiva en máximo dos o tres aspectos, es decir, sé selectivo. Si abarcas más puede que sea demasiada información que procesar y el receptor se bloquee o no sepa por dónde empezar.
Es por eso que también es bueno que dediques una conversación o un mensaje en particular enteramente a dar feedback y no lo incluyas en otras conversaciones.
4. Hazlo a tiempo
De nada sirve dar una crítica constructiva demasiado tarde, cuando la otra persona ya no puede hacer nada por mejorar o cuando se han perdido los detalles y la perspectiva de lo que se ha hecho.
Por tanto, cuanto más cerca esté el feedback de la acción de la que se quiere hablar, mejor. Lo ideal es hacerlo en un plazo de 24 horas para que tenga el mayor efecto posible, pues la persona tendrá más fresca la experiencia y estará más comprometida con todo lo relacionado con ella.
En este contexto, es mejor no hablar por terceras personas, siempre es preferible hablar en primera persona y sobre comportamiento que tú mismo hayas observado. De lo contrario, la otra persona se puede sentir violentada e incómoda al comprobar que se habla de ella a sus espaldas.
5. Aporta sugerencias y preguntas
El feedback no debe ser algo cerrado que no se puede rebatir. Cuando termines de exponerlo siempre es importante que invites a la otra persona a que te dé su opinión sobre él y a que te consulte cualquier duda que tenga al respecto. Puede que incluso tu opinión cambie después de conversar con la persona.
Pero no solo eso, mientras das el feedback también es interesante que le plantees cuestiones a la persona diciendo cosas como “¿estás de acuerdo con lo que estoy comentando?”, o “¿por qué crees que sucede esto?”.
Además, es mejor no ser contundente y rotundo con las afirmaciones que hacemos durante el feedback, así como con las soluciones propuestas.
6. Mantén una actitud abierta
Pasemos a la parte de consejos sobre cómo recibir feedback. En este caso, lo primero y más importante es dejar nuestro ego a un lado e ir con intención de escuchar ideas opuestas a las nuestras, así como estar dispuesto al cambio.
De hecho, esta es una de las partes más importantes para que una crítica constructiva sea efectiva. Por muy bien que una persona transmita una crítica constructiva y por muy bien que el receptor la entienda, si este no está dispuesto a cambiar o a aceptar la realidad, no hay nada que hacer.
Esto demuestra que el feedback es algo de dos, un ejercicio en el que tanto el que lo da como el que lo recibe deben estar implicados.
7. Trabaja la autoconfianza
A la hora de recibir una crítica constructiva viene muy bien ser comprensivo con uno mismo e interiorizar que no somos perfectos y que podemos cometer errores. Hay que aceptar una crítica constructiva como lo que es, un comentario que pretende ser constructivo y que no es un ataque personal, sino todo lo contrario.
Error es igual a aprendizaje y una crítica no define lo que eres, pues es solo un comentario sobre la forma en la que has desempeñado un trabajo concreto.
Por ejemplo, si te dicen “se te ha olvidado comentarme esto de un cliente”, no debes traducirlo como “eres muy despistado”.
Pero esto no solo aplica al feedback negativo, cuando nos dicen algo positivo debemos sentirnos orgullosos de nosotros mismos, pero tomárnoslo con moderación.
En definitiva, ni cuando nos dan un feedback negativo debemos llevarlo a lo personal, ni cuando nos dan un feedback positivo hay que pensar que somos más que el resto. Para ello, hay que tener muy claro quiénes y cómo somos y no depender de valoraciones externas.
Te comparto un pequeño ejercicio para que pongas en duda todas tus creencias.
8. Gestiona tus emociones
Muy relacionado con el punto anterior, algo que también nos va a ayudar a aceptar mejor las críticas constructivas es aprender a gestionar nuestras emociones.
Es inevitable sentirnos con malestar, tristes o desanimados durante un espacio de tiempo cuando recibimos un feedback negativo. De hecho, no debemos hacer desaparecer esta emoción, sino aceptarla, comprenderla y darle su tiempo para que se desarrolle. Esto nos ayudará a conocernos mejor y a descargar tensiones.
Si nos hacen una crítica constructiva cara a cara puedes canalizar esa emoción respirando de forma pausada y profunda y contando hasta 10 antes de contestar.
Luego, una vez te encuentres solo contigo mismo, puedes analizar mejor lo que te ocurre.
Te aconsejamos que hagas lo mismo con las emociones que te genera un feedback positivo.
En definitiva, se trata de no apagar y sofocar tus emociones, pero también de no dejarte arrastrar por ellas.
9. Desarrolla la resiliencia
La resiliencia es la capacidad de adaptarse y de superar adversidades. Hay personas que la tienen más desarrollada que otras, pero es algo que se puede trabajar y que viene muy bien tener cuando recibimos una crítica constructiva.
La resiliencia nos hará centrarnos más en las soluciones que en el problema y sacaremos muchas más cosas positivas de las críticas que negativas. En definitiva, la resiliencia consiste en cambiar la perspectiva y en verse a uno mismo como protagonista capaz de cambiar su propia realidad.
Aceptar que los problemas y adversidades son algo natural, ser consciente de las limitaciones de uno mismo, pedir ayuda, no tomarse el feedback como algo personal y practicar la escucha activa son aspectos que ayudan a desarrollar la resiliencia, teniendo una actitud más activa y menos pasiva ante la adversidad.
