Evento virtual: claves para organizar el mejor paso a paso

La aceleración de la transformación digital durante la crisis del coronavirus ha traído consigo una explosión de los eventos virtuales. Es probable que muchos de ellos estén aquí para quedarse, así que te interesa saber cómo utilizarlos para tu marca. Te contamos las claves para organizar el mejor evento digital paso a paso.

7 pasos fundamentales para organizar tu primera jornada digital

1) Piensa en qué quieres aportar

La transición entre eventos físicos y virtuales no es sencilla, ya que ambos aportan valores muy diferentes.

Los eventos físicos tienen una categoría de ocasión especial, de algo que apuntamos en nuestra agenda. En muchos casos incluyen viajes, comida, bebida... y por supuesto la oportunidad de conocer a gente y hacer networking en persona.

A cambio, los eventos digitales no se perciben como una ocasión tan destacada, pero a cambio suponen una gran reducción de gastos (tanto para la empresa organizadora como para los asistentes) y permiten acceder a muchos más participantes, ya que el único requisito de entrada es tener un dispositivo con acceso a internet.

Por tanto, no te centres en "copiar" lo que estabas haciendo offline, sino en crear una experiencia distintiva y que refleje tus valores de marca. Piensa en cuáles son los ingredientes imprescindibles que no pueden faltar en tus eventos y en cómo transmitirlos al medio online.

2) Adáptate a tu audiencia

Para que un evento virtual funcione, hay que tener las prioridades claras: aportar valor a la audiencia.

En un evento físico, normalmente las personas se comprometen adquiriendo una entrada. Pero en los eventos virtuales hay mucho menos compromiso, ya que normalmente son gratuitos y de acceso libre. Lógicamente eso también tiene algunas ventajas, ya que reduce barreras de entrada.

El problema está en que cuando haces un evento virtual, tienes que competir con todos los demás contenidos de internet que el usuario podría estar consumiendo en ese momento, o incluso con otras actividades presenciales. Y además, dado que el usuario no se ha comprometido económicamente a aprovechar el evento, es mucho más fácil que se distraiga y abandone a la mitad.

Para contrarrestar estos inconvenientes, la clave está en aportar valor a la audiencia. Y para eso, el primer paso es conocerla un poco mejor respondiendo a preguntas como:

• ¿Qué tipo de persona va a unirse a mi evento?

• ¿Cómo han cambiado sus prioridades durante los últimos meses? Si estamos "virtualizando" un evento que iba a celebrarse en formato físico, hay que tener en cuenta que el contenido también tendrá que adaptarse a la nueva situación.

• ¿Cómo de familiarizada está mi audiencia con las nuevas tecnologías?

• ¿Qué tipo de actividades online prefieren?

3) Céntrate en ayudar

A veces, los eventos offline pueden tener un fuerte elemento promocional. Generalmente nos encontramos ante un público más cautivo que en el medio online, y en un ambiente que favorece este tipo de comunicación (por ejemplo, las ferias sectoriales).

En cambio, las personas están más acostumbradas a acudir a internet en busca de ayuda y contenidos gratuitos, y un nivel excesivo de promoción puede desgastarles y hacer que abandonen el evento.

Por tanto, se hace necesario replantear los eventos digitales pensando en cómo puede ayudar tu marca a la audiencia y no tanto en conseguir ventas rápidas o promocionar tu marca.

4) Escoge la tecnología adecuada

A día de hoy contamos con muchísimas opciones para organizar eventos digitales, desde una simple emisión en directo a través de Instagram o Facebook hasta una reunión virtual con avatares en 3D.

La elección de la tecnología adecuada dependerá de nuestro presupuesto, del volumen de personas a las que queramos llegar y sobre todo de los conocimientos tecnológicos de la audiencia. La prioridad siempre debe ser reducir las barreras de entrada para los participantes, esto es, hacer que les sea fácil acceder a los contenidos y que la experiencia de usuario no les resulte frustrante.

Además de investigar por nuestra cuenta, puede ser buena idea buscar asesoramiento de algún proveedor de eventos virtuales, que pueda encargarse de la gestión de los aspectos tecnológicos y creativos del evento.

5) Ten en cuenta la accesibilidad

Uno de los puntos fuertes de los eventos online es que permiten acceder desde todo el mundo y en cualquier momento, así que no limites esa accesibilidad.

Por un lado, piensa en cómo adecuar la hora de tu evento a la ubicación de los usuarios. Quizás nunca habías pensado en llegar a un público de habla hispana residente en Latinoamérica, pero ahora lo tienes más fácil que nunca. Sin embargo, para que esto pueda funcionar, tendrás que programar tu evento en horario de tarde en España (mañana en Latinoamérica).

De la misma manera, hay que tener en cuenta que no todos los usuarios podrán conectarse en directo, pero quizá estén interesados en acceder a los contenidos más tarde, así que no te olvides de subir vídeos del streaming y otros contenidos después del evento.

6) Organiza bien el pre y el post evento

Al final, un evento es una experiencia. Para aprovechar todo el potencial, asegúrate de programar comunicaciones especiales tanto para usuarios registrados como para el público general, antes y después.

Antes del evento, nos centraremos en crear expectación, animar a los usuarios a registrarse y superar posibles barreras tecnológicas explicándoles paso a paso lo que tienen que hacer.

En el post evento, es interesante enriquecer la experiencia ofreciendo contenido adicional y preguntar su opinión a los asistentes para poder mejorar futuras jornadas digitales. En algunos casos, quizás también sea una buena oportunidad para introducir alguna oferta o descuento especiales para convertir a los asistentes.

7) Mide los resultados

La gran ventaja de organizar un evento en formato virtual es que podemos saber qué está pasando a cada momento y en tiempo real. Número de asistentes, tiempo de permanencia, niveles de interacción... en definitiva, podemos acceder a un montón de datos que nos permiten saber cuál es el impacto del evento y hacer ajustes para optimizarlo, incluso sobre la marcha. ¡No dejes de aprovecharlo!