HubSpot: cómo pagar solo por los contactos de marketing con los que te quieres comunicar

Si haces inbound marketing, seguro que conoces HubSpot. Esta solución incluye un montón de herramientas organizadas en módulos para gestionar toda tu estrategia inbound de principio a fin.

HubSpot dispone de diferentes niveles de pago para cada uno de sus módulos, en función de elementos como el número de contactos. Pero ¿sabías que puedes pagar solamente por los contactos que vas a utilizar a corto plazo? En este artículo te explicamos cómo configurar los contactos “no de marketing” de HubSpot para sacar el máximo partido a tu presupuesto.

Cómo puedes clasificar en HubSpot los contactos: de marketing y no de marketing

Para utilizar la función de contactos de marketing de HubSpot, lo primero que necesitas es tener contratado el módulo de Marketing Hub (Starter, Professional o Enterprise) con la función de contactos de marketing.

Para comprobar si tu suscripción incluye contactos de marketing, dirígete a Cuenta y facturación --- Productos y complementos. Los contactos de marketing deberían aparecer al lado de tu suscripción de Marketing Hub.

Si no tienes activada esta función, puedes activarla a través de tu manager de éxito del cliente.

Aclarado esto, vamos a ver las principales diferencias entre los contactos de marketing y no de marketing en HubSpot:

• Los contactos de marketing son aquellos a los que puedes dirigir promociones mediante las herramientas de HubSpot y que cuentan para tu nivel de contactos facturable. Las herramientas de correos electrónicos de marketing, audiencias de la lista de contactos en la herramienta de anuncios y acciones de marketing en workflows solo pueden utilizarse con contactos de marketing.
• Los contactos no de marketing son aquellos a los que no puedes dirigir promociones mediante las herramientas de HubSpot y que no cuentan para tu nivel de contactos facturables, pero que te interesa conservar para posibles campañas en el futuro.

Configurar contactos existentes como no de marketing y no pagar por ellos

Ahora que ya tenemos claro qué son y para qué sirven los contactos no de marketing en HubSpot, vamos a ver cómo podemos cambiar el estado de nuestros contactos con diferentes métodos.

Actualizar el estado de contactos existentes

Hay dos métodos para actualizar el estado de un contacto actual: manualmente o mediante workflows.

Para cambiar el estado de un contacto de forma manual, sigue estos pasos:

• En tu cuenta de HubSpot, ve a Contactos --- Contactos.
• Marca la casilla junto a los contactos que quieres configurar como contactos de marketing.
• En la parte de arriba de la tabla, ve al menú desplegable Más y haz clic en Establecer como contactos de marketing (“Set contacts as marketing”) o Establecer como contactos no de marketing (“Set contacts as non-marketing”).
• Confirma la acción en el cuadro de diálogo.

También puedes cambiar el estado de un contacto de manera automática mediante workflows. Para ello, sigue estos pasos:

• En tu cuenta de HubSpot, ve a Automatización > Workflows.
• Crea un workflow nuevo o coloca el cursor sobre un workflow existente y haz clic en Editar.
• En el editor del workflow, haz clic en el icono + para añadir una acción.
• Selecciona la acción Establecer el estado del contacto de marketing en el panel de la derecha.
• Ve al menú desplegable Valor y selecciona Establecer como marketing o Establecer como no de marketing.
• Activa tu workflow para que los contactos que cumplan con tus requisitos de inscripción se establezcan en el estado correspondiente al pasar la acción Configurar estado de contacto de marketing.

Definir el estado predeterminado de contactos nuevos

Puedes definir el estado de marketing predeterminado de los contactos creados a través de diferentes herramientas de HubSpot, como los chatflows, los correos electrónicos o la herramienta de reuniones. De manera predeterminada, los contactos que se crean con estas herramientas son de marketing. En esta página puedes ver más información sobre cómo actualizar los estados de marketing predeterminados.

Por ejemplo, los formularios de HubSpot tienen activado el interruptor Configura contactos creados como contactos de marketing de manera predeterminada, lo que hace que cualquier contacto que envíe el formulario (ya sea nuevo o existente) se clasifique como de marketing. Si prefieres que los contactos no sean de marketing, puedes actualizar la configuración para cada formulario en concreto.

Beneficios de catalogar contactos como no de marketing

El principal beneficio de catalogar contactos como “no de marketing” en HubSpot es controlar tu facturación. Dado que solamente los contactos de marketing cuentan para tu nivel de contactos facturable, los contactos no de marketing te permiten pagar solo por los contactos que realmente estás utilizando, al mismo tiempo que mantienes una reserva de contactos no de marketing que puedes reactivar en el futuro.

Estas son las principales reglas que se aplican a la facturación de contactos en HubSpot:

• Cuando el número de contactos de marketing supera tu nivel de contactos actual, se actualiza automáticamente al siguiente nivel de contactos y recibes un cobro prorrateado.
• Si tu número de contactos de marketing desciende por debajo de tu nivel actual, la cuenta no bajará de nivel automáticamente. Si quieres actualizarlo, tendrás que hacerlo cuando renueves tu suscripción.
• Para evitar que se actualice tu nivel de contacto, debes marcar los contactos como “no de marketing” antes de la siguiente fecha de actualización. Puedes ver esta fecha en Cuenta y facturación --- Uso y límites --- Administrar tus contactos de marketing.
• Solo puedes hacer un cambio de estado al mes, esto es, no puedes marcar un contacto como de marketing y luego volver a no marketing dentro de este periodo.
• Los cambios de estado del contacto se procesan a las 12:00 de la zona horaria de la filial de HubSpot en la que has adquirido tu plan.

Además, esta funcionalidad ofrece una gran flexibilidad, ya que puedes “activar” o “desactivar” contactos mes a mes en función de las campañas que tengas activas. También puedes jugar con la opción de establecer contactos de marketing de manera manual o automática en función de tus necesidades, para garantizar que solo estás pagando por los contactos que realmente necesitas.