Por Enric Llonch, publicado en 19 marzo 2020
La situación excepcional en Europa a raíz de la pandemia de coronavirus ha hecho que muchas empresas quieran facilitar a sus trabajadores poder trabajar en remoto. Es sin duda un reto para muchas de ellas ya que requiere una estructura, organización y herramientas que lo permitan.
En Cyberclick el teletrabajo habitual en nuestro día a día, así que queremos aportar nuestro granito de arena compartiendo las herramientas que nos ayudan a nosotros, así como otras alternativas para que cualquier equipo de marketing u otra disciplina pueda trabajar en remoto con toda la productividad y seguridad posible. ¿Será el futuro del marketing digital?
Slack, para comunicarse con el equipo
El núcleo del teletrabajo, al igual que del equipo de marketing, es la comunicación. En este sentido, recomendamos Slack. Esta herramienta es una de las más populares ya que trae la mensajería instantánea de aplicaciones personales como WhatsApp al mundo laboral. Permite crear infinitos canales (como grupos) para gestionar equipos distintos o incluso proyectos con clientes y proveedores, sin tener que tocar el email. Además de chat, también dispone de función de llamadas, encuestas (con plugin externo) y permite compartir archivos.
Slack, además, ofrece una versión gratuita con acceso a los 10.000 mensajes más recientes, 10 integraciones con aplicaciones internas, y llamadas o videollamadas. Ayuda muchísimo a la productividad del equipo.
Alternativa: Microsoft Teams
Si tu empresa ya tiene contratada una suscripción de Office 365, Microsoft Teams puede ser una muy buena alternativa, pues se integra perfectamente con las otras aplicaciones de la suite profesional: Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneDrive y más. Al igual que Slack, tiene chat, videollamadas y subida de archivos. Además, ofrece también una versión gratuita (sin llamadas).
Google Meet, para videollamadas
Es muy probable que hayas probado más herramientas de videollamadas en las últimas semanas que las que puedas contar con los dedos de una mano. Actualmente, hay muchísimas soluciones distintas, cada una con sus pros y contras. La que ahora mismo estamos usando más en Cyberclick, y que por lo tanto podemos recomendar de forma generalizada, es Google Meet (el viejo Hangouts). Viene incluido con una suscripción Basic de G Suite y permite hacer videoconferencias con 100, 150 o 250 personas según el plan que tu empresa escoja (hasta el 1 de julio todas las empresas pueden hacerlas con 250).
Lo que más nos gusta de Google Meet, a parte de lo estable que está siendo a pesar del tráfico brutal que hay, es que es muy cómodo: cuando creas un evento en Google Calendar, automáticamente se crea un enlace en la descripción por si quieres hacer esta reunión en remoto. De esta forma, todos los participantes de la reunión saben exactamente a qué hora y dónde conectarse. ¡Se acabó preguntar el enlace cinco minutos después de la hora programada!
Alternativas: Zoom y Whereby
Otras herramientas de videollamadas que usamos regularmente en Cyberclick son Zoom y Whereby. La primera es muy conocida, incluso más que Google Meet. Es gratuito para llamadas de hasta 100 participantes durante un máximo de 40 minutos, y pagando ofrece opciones muy interesantes como la posibilidad de grabar las llamadas.
Whereby es otra solución muy interesante, sobretodo por su comodidad y rapidez. En vez de crear enlaces cada vez que empieces una llamada, el usuario anfitrión tiene una URL fija. Con el plan gratuito puede haber hasta 4 participantes, lo cual es un poco limitado para reuniones de equipos grandes, pero suficiente para calls rápidas con clientes o compañeros y compañeras.
Google Drive o Dropbox, para compartir archivos
Enviar adjuntos por email no es una forma eficiente de compartir archivos, pues se pueden perder con facilidad en cadenas largas de correos y normalmente hay un límite del tamaño que pueden tener los archivos. Como alternativa, proponemos Google Drive o Dropbox. Con una buena estructura de carpetas por equipos y tipos de archivo, estas dos herramientas se convertirán en tus aliados imprescindibles. Nosotros usamos Drive pues se integra con Gmail y Meet con mucha facilidad, pero Dropbox es una opción muy viable.
Alternativa: OneDrive y Wetransfer
Y para empresas con Office 365 en vez de la G Suite de Google, OneDrive es la herramienta ideal. Dispone de funciones de colaboración en tiempo real, además de aplicaciones móviles y de escritorio.
Para archivos muy grandes y que solo se tienen que pasar una vez, recomendamos WeTransfer, que es la herramienta que usamos internamente en el equipo de video marketing.
Trello, para gestión de tareas y proyectos
Si ya conoces la metodología Kanban, te recomendamos Trello. Esta herramienta de gestión de tareas y proyectos se basa en tarjetas y columnas. En tarjetas puedes incluir tareas pendientes y fácilmente asignarlas a miembros del equipo, ver archivos adjuntos relacionados y seguir en qué estado se encuentra gracias a su visualización por columnas. En Cyberclick la usamos para el equipo de diseño y la recomendamos por su sencillez de uso.
Alternativa: Airtable y Jira
Para otros equipos como el de inbound marketing o video marketing usamos Airtable. Esta herramienta combina la visualización en tabla como Excel con la de tarjetas de Trello, la de calendario y más. Es una herramienta todo-en-uno muy práctica para gestionar todo tipo de contenido: artículos, vídeos, pero también lanzamientos de productos y proyectos enteros.
Por otro lado, nuestro equipo de innovación y desarrollo usa la herramienta Jira, especializada en el desarrollo de software. A nivel visual puede recordar en parte a Trello, pero tiene muchas funciones específicas para las necesidades de un software y la gestión de un equipo agile. Permite organizar lanzamientos, crear informes, se integra con herramientas como Confluence o Bitbucket y ofrece cifrado para proteger los datos de tu empresa.
HubSpot, para CRM y mucho más
Como recientemente comentamos en uno de nuestros vídeos, HubSpot dispone de un CRM gratuito que permite organizar, monitorizar y nutrir las relaciones con tus oportunidades de venta y clientes. Es una buena forma de que tu equipo de Sales tenga integrado en una misma plataforma los contactos, negocios y tareas pendientes para que puedan estar sincronizados en remoto. Además, es integrable con las soluciones de Marketing Hub, Sales Hub y Service Hub.
Otras herramientas específicas
Hay muchas otras herramientas que usamos en el día a día y que facilitan el teletrabajo. Algunas de ellas han aparecido en otros artículos de nuestro blog como por ejemplo Canva, que mencionamos en el recopilatorio de 10 herramientas de diseño para equipos de marketing. Permite crear imágenes y creatividades sin necesidad de conocimientos de diseño y además tenerlas organizadas y compartidas con todo el equipo.
