Email Marketing

Email marketing para organizar eventos: paso a paso cómo hacerlo

    Por Dany Ortiz, publicado en 20 octubre 2021

    Año tras año, el email marketing sigue siendo una de las herramientas favoritas de las marcas gracias a su versatilidad. El email se adapta a todo tipo de empresas y estrategias y puede acompañar a los usuarios en todo el viaje del cliente.

    En este artículo vamos a ver las claves para sacarle todo el partido al email marketing para hacer que tus eventos digitales o presenciales sean un éxito de principio a fin. ¡Vamos allá!

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    Ventajas del email marketing para eventos

    El email marketing no solo es un canal para hacer llegar las invitaciones a tu evento, sino que puede convertirse en un auténtico "centro de operaciones" desde el que llevar buena parte de la gestión. Estas son algunas de sus ventajas:

    • Organizar la segmentación de tu lista de correo para llegar a todos los participantes en tu evento. Lo más básico es crear listas independientes para asistentes, ponentes y patrocinadores, pero puedes ir mucho más allá, por ejemplo, segmentando las listas en función de la fecha de confirmación o de si esta persona ha asistido a otros eventos de tu marca.
    • Hacer tests A/B con facilidad. El email marketing es la herramienta idónea para hacer experimentos controlados mandando mensajes diferentes a una pequeña parte de tu lista. Así, podrás saber qué tipo de mensajes, contenidos y ofertas son más atractivos para los asistentes a tu evento.
    • Automatizar todo el proceso de inscripción al evento. Tras llegar a una landing page y rellenar un formulario, el usuario va recibiendo una serie de correos personalizados con toda la información del evento sin que tú tengas que intervenir.
    • Ampliar el alcance de tu campaña utilizando la lista de correo para crear audiencias similares en Facebook Ads y otras plataformas de publicidad online. Así, puedes dirigirte directamente a los usuarios con más probabilidades de apuntarse a tu evento.
    • Comunicarte con los asistentes, ponentes y patrocinadores. El email es un canal que funciona en ambas direcciones, así que es muy fácil utilizarlo para hacer preguntas a tu lista de correo e implementar sus comentarios para mejorar el evento.
    • Medir todas las interacciones antes, durante y después del evento. Las plataformas de email marketing ofrecen estadísticas e informes en detalle, así que te resultará muy fácil hacer un seguimiento de toda la campaña.

     

    Cómo organizar tu campaña de email marketing para eventos

    Antes de ponerte a enviar emails a tu base de datos, tienes que asegurarte de que los siguientes elementos están a punto.

     

    Base de datos

    Empecemos por lo más básico: ¿a quién vas a enviar los emails para promocionar tu evento?

    Ya sabes que con el RGPD, no puedes enviar mensajes a todo el mundo que te ha dado su email por cualquier motivo, sino solo a quienes hayan dado su consentimiento expreso para recibir campañas de marketing de tu marca. Así que lo primero es asegurarte de que todos los contactos de tu base de datos cumplen con este requisito. De paso, puedes aprovechar para hacer limpieza y eliminar las direcciones de correo que generan rebotes o que llevan mucho tiempo sin abrir tus emails.

    Después, segmenta tu base de datos en diferentes listas con los criterios que tengan más sentido para tu evento en particular. Como hemos indicado anteriormente, como mínimo deberíamos dividir en asistentes, ponentes y patrocinadores.

     

    Estrategia de personalización

    Cuanto más adaptados estén tus emails a sus destinatarios, mejor funcionarán. Algunas funciones básicas de personalización, como incluir el nombre y la ciudad del destinatario o mencionar la última interacción que ha tenido con tu marca, pueden ayudar a que tu email sea mucho más efectivo.

    Yendo un paso más allá, puedes plantear una estrategia de personalización según perfiles. Por ejemplo, puedes plantearte qué aporta el evento a diferentes destinatarios y adaptar el contenido de tu email según la ventaja estrella para cada perfil.

     

    Landing page

    La landing page es el sitio al que vas a dirigir a las personas interesadas en apuntarse a través de tu email marketing y otros canales.

    La landing debería incluir toda la información relevante sobre tu evento (qué, quién, cuándo, dónde...) y un formulario con un botón de llamada a la acción para que el visitante se apunte. Además, hay varios elementos opcionales que puedes utilizar para reforzar tu mensaje y convencer a los usuarios de que se inscriban:

    • La lista de ponentes y los temas que van a tratar.
    • Un vídeo de presentación del evento.
    • Imágenes o testimonios de eventos anteriores.

     

    Códigos de invitación

    Para fomentar la asistencia a tu evento, puedes crear diferentes códigos de invitación con descuentos exclusivos. Por ejemplo, puedes lanzar una oferta "early bird" para los primeros usuarios en apuntarse, o crear códigos de recomendación para que los asistentes inviten a sus contactos.

     

    7 emails clave para tu evento

     

    1) Email de invitación

    El email de invitación es la pieza clave de la promoción de nuestro evento. Su función es dar a conocer el evento entre nuestros contactos e invitarles a participar.

    El email de invitación debe resaltar toda la información básica del evento (de qué trata, quiénes participan, cuándo es, cómo apuntarse...) y añadir algunos elementos extra que destaquen el beneficio de este evento para el destinatario del email (igual que en el caso de la landing page). También puedes incluir aquí códigos de descuento especiales, por ejemplo, por registrarse antes de una fecha determinada.

    El "ingrediente" más importante del email de invitación es la llamada a la acción, que dirige a los destinatarios a la landing page para que puedan inscribirse en el evento. Un consejo: antes de enviarlo, revisa una vez más que todos los enlaces y botones funcionen y que la información sobre el evento sea correcta.

     

    2) Email de confirmación

    Una vez que el usuario se haya inscrito en el evento, debería llegarle un email automatizado confirmando que se ha apuntado correctamente. Este email sirve como punto de referencia para todo lo relacionado con el evento, ya que es probable que el usuario vuelva a consultarlo. Por tanto, debería incluir la información básica y, en el caso de eventos virtuales, un enlace para poder seguir la retransmisión en directo.

    Si vas a utilizar códigos de recomendación para que los asistentes los envíen a sus contactos, este email es un buen sitio para incluirlos.

     

    3) Email de recursos relacionados

    Entre el momento de la inscripción y el día del evento, es buena idea complementar la estrategia de email marketing mediante una serie de emails que enriquezcan la experiencia y mantengan la expectación.

    Por ejemplo, puedes crear una serie de correos automatizados que vayan enviando contenidos gratuitos relacionados con el evento, como vídeos, ebooks o plantillas. También puedes enviar "teasers", por ejemplo, una entrevista con alguno de los ponentes o un vídeo con los mejores momentos de ediciones anteriores del evento.

     

    4) Email de información adicional para eventos virtuales

    Si organizas un evento virtual, debes tener en cuenta la fatiga generada por las videoconferencias. Normalmente, en este formato nos cuesta seguir el hilo de muchas ponencias seguidas, y muchas veces surgen problemas técnicos.

    Para que tus asistentes puedan aprovechar al máximo el evento, puedes enviarles una serie de emails adicionales, por ejemplo, un resumen detallado de cada ponencia para que puedan decidir a cuáles asistir, fichas de cada ponente, enlaces a las presentaciones u otros materiales adicionales.

     

    5) Email de recordatorio

    En función del tiempo que transcurra entre la inscripción y la celebración del evento, podemos programar uno o varios emails de recordatorio para que los asistentes estén atentos a la fecha y la hora.

    Como mínimo, se recomienda enviar a todos los inscritos un email de recordatorio el día antes del evento. En este email recordaremos el día, la hora y la manera de participar en un lugar destacado.

    También podemos aprovechar para dar más detalles sobre el evento, anunciar sorpresas de última hora o invitar a los asistentes a que compartan su experiencia en redes sociales con un hashtag determinado.

     

    6) Email de retransmisión en diferido

    Tanto si organizas un evento online como presencial, siempre conviene tener una grabación de las ponencias para poder aprovecharla después como parte de tu estrategia de contenidos.

    Cuando el evento haya finalizado, envía un email a tu base de datos para recordarles que pueden ver el evento en diferido en el enlace X. Así, podrás seguir generando interacciones y leads incluso después del evento.

     

    7) Email de agradecimiento

    Por último, pero no menos importante, tenemos un último email imprescindible para fidelizar a los asistentes y seguir alimentando la relación con ellos.

    Envía un email a todas las personas que hayan asistido al evento y agradéceles su participación. Puedes enriquecer este email con contenidos como:

    • Los momentos destacados del día: artículos, galerías de fotos, publicaciones en redes sociales...
    • Material adicional relacionado con la temática del evento, como guías y ebooks.
    • Un enlace a una encuesta de satisfacción, que servirá tanto para saber qué es lo que ha funcionado y lo que no como para recoger testimonios de cara a eventos futuros.
    • Ideas para seguir manteniendo el contacto con tu empresa, por ejemplo, enlaces a tus canales de redes sociales.Curso: Cómo mejorar tu estrategia de email marketing

    Dany Ortiz

    Inbound Marketing & Content Strategist en Cyberclick. Experta en marketing online, gestión de contenidos, estrategia en redes sociales, y creación y optimización ​de ​campañas ​en ​social ​ads. _______________________________________________________________________ Inbound Marketing & Content Strategist at Cyberclick. Expert in online marketing, content management, social media strategy, and creation and optimization of campaigns in social ads.