Por Oier Gil, publicado en 2 enero 2024
Las secuencias en HubSpot son un tipo de herramienta muy interesante para cualquier estrategia de ventas que permite automatizar determinadas acciones para que se desarrollen en momentos concretos. Dentro de estas acciones automatizadas podemos encontrar desde el envío de correos de email marketing de HubSpot, hasta la asignación de tareas a diferentes miembros de los equipos para que recuerden hacer determinadas tareas.
Las secuencias en HubSpot están disponibles en el paquete Sales Hub y en el paquete Service Hub y, como ya puedes ver, es una herramienta tremendamente útil, sobre todo para el equipo comercial, que permite ahorrar tiempo y potenciar la productividad. Pero no solo eso, las secuencias de HubSpot han demostrado ayudar a cerrar más ventas a las empresas.
Diferencia entre secuencia y workflow en HubSpot
Puede que, al leer la definición de secuencias de HubSpot que te hemos dado antes, hayas pensado que se parece mucho a los workflows de la misma herramienta. Y aunque las secuencias y los workflows funcionan de manera parecida, pues ambas son herramientas de automatización, su uso y finalidad son diferentes.
Las secuencias se utilizan, principalmente, para que el seguimiento que los expertos en ventas hacen de los prospectos o contactos sea más simple y sencillo y para poder cerrar el negocio con mayor celeridad. Por ejemplo, las secuencias se utilizarían en los casos en los que queramos agendar una reunión. En resumen, las secuencias son una herramienta orientada a favorecer el contacto entre empresa y prospecto para que, después de que el potencial cliente muestre definitivamente su interés en los productos o servicios, la comunicación de la marca siga generando interés y los correos no terminen abandonados en la carpeta de correo basura.
Por su parte, los workflows de HubSpot se usan para automatizar tanto la asignación de tareas como la rotación de potenciales clientes o leads y, a diferencia de las secuencias, no son una herramienta orientada únicamente a la venta, sino más genérica. En este sentido, se utilizan tanto internamente, para enviar notificaciones a los equipos, como externamente para comunicarse con los potenciales clientes.
Requisitos para crear secuencias en HubSpot
No todos los usuarios de HubSpot pueden crear secuencias. A diferencia de otras funcionalidades que son gratuitas o que están disponibles en todos los paquetes, para acceder a las secuencias hay que cumplir como usuario con una serie de elementos:
- Primero, como ya hemos mencionado, es imprescindible haber contratado el paquete Sales Hub (Hub de ventas) en su versión Pro o Enterprise, o bien el paquete Service Hub (Hub de servicios) en sus mismas versiones.
- Segundo, tu cuenta como usuario debe tener los permisos de secuencias activados.
- Y tercero, es fundamental que tu usuario esté conectado a una dirección de email personal y no a una dirección de email de equipo, pues de lo contrario este tipo de correo electrónico no puede usarse para enviar emails de secuencias.
Cómo empezar a crear una secuencia en HubSpot paso a paso
Puedes crear secuencias usando tanto plantillas de email marketing de HubSpot como recordatorios de tareas siguiendo estos pasos:
Dirígete a tu cuenta de HubSpot y haz clic en la opción Automatización.
Después, clica en el apartado Secuencias.
En la parte superior derecha verás que aparece la opción Crear secuencia, selecciónala.
Ahora, en el panel de la izquierda, puedes elegir la opción Iniciar desde cero para crear tu propia secuencia o elegir una plantilla ya prediseñada de secuencia. Dentro de estas últimas podemos encontrar, por ejemplo, secuencias de prospección, secuencias de seguimiento para después de llamada o reunión, secuencias de conversión reciente, etc. Todas las secuencias prediseñadas se pueden editar y modificar, por supuesto. Pero no solo puedes editar las plantillas que componen la secuencia, sino los pasos dentro de cada secuencia, eliminando y agregando los que consideres. En el caso de que quieras agregar pasos solo tendrás que hacer clic en el signo + y elegir el paso que quieres añadir.
Cómo editar las secuencias ya creadas en HubSpot
Una vez ya has creado tus secuencias y has añadido o eliminado pasos, estas no son inamovibles, pues puedes editarlas para cambiar lo que consideres y, también, para añadir elementos como el horario de envío de los correos de email marketing de HubSpot o de creación de las tareas.
En este último caso, para cambiar los horarios y los días de envío, sigue estos pasos:
Haz clic en la opción Configuración situada en la parte de arriba del editor de secuencias.
De forma predeterminada, los correos de email marketing de HubSpot que pertenezcan a secuencias solo se envían los días laborales. Si quieres que se envíen también sábados y domingos debes desactivar la opción Ejecutar pasos solo en días laborales.
En cuanto a los horarios de envío, para editarlos debes dirígete a la ventana de envío de correo electrónico automatizado.
Pero si lo que quieres es editar el orden de la secuencia deberás:
Fijarte en la esquina superior derecha de cada paso de la secuencia y hacer clic en Acciones.
Verás que te aparece un desplegable en el que puedes elegir la opción Mover hacia abajo o Mover hacia arriba, dependiendo de dónde quieres situar ese paso.
Si lo que quieres es editar los hilos de email marketing de HubSpot que pertenecen a la secuencia, directamente desde ahí, debes:
Dirigirte, de nuevo, a la opción Acciones, situada en la esquina superior derecha del paso que quieras editar.
Seleccionar la alternativa Editar email.
Ya podrás editar el cuerpo del correo y volver a guardarlo.
Por último, no solo puedes editar los hilos de email marketing de HubSpot de una secuencia, sino también la propia plantilla:
Selecciona la opción Acciones, pero del paso Tarea de email manual.
Haz clic en Editar tarea.
Elige el nombre de la plantilla que quieras editar.
Y selecciona Editar en el menú que se despliega.
Cómo eliminar un paso en las secuencias de HubSpot
Esta es la parte más sencilla. Simplemente deberás hacer clic otra vez en la opción Acciones de la esquina superior izquierda del paso que quieras eliminar y, después de que aparezca el desplegable, hacer clic en Eliminar.
Consejos útiles para crear secuencias en HubSpot efectivas
Ten clara tu meta
Cuanto más específico sea el objetivo hacia el que orientes una secuencia, mejores resultados dará esta. Y es que, tener una meta clara te ayudará a elegir los elementos adecuados para tu secuencia y a no añadir cosas que puedan distraer del objetivo final.
Un objetivo específico puede ser, por ejemplo, agendar una llamada. En cambio, una meta genérica y poco clara sería, por ejemplo, conseguir una venta. Está claro que conseguir una venta es el objetivo final de toda empresa, pero para lograrlo hay que dividirlo en pequeñas metas pequeñas o específicas.
Detecta las dificultades más habituales
Antes de crear tus secuencias con correos de ventas en HubSpot te recomendamos que identifiques cuáles son los retos más comunes con los que te has encontrado cuando has intentado alcanzar ese objetivo que quieres conseguir con las secuencias. Puede que sea que el potencial cliente no se presente a la primera reunión, por ejemplo, o que no responda a la primera llamada.
Sea lo que sea, esto te ayudará a crear secuencias que favorezcan la desaparición de ese obstáculo. Siguiendo con el ejemplo, se podría crear una secuencia en la que se envíe al prospecto un email de recordatorio de la reunión o de la llamada. De esta forma, podría disminuir o desaparecer ese obstáculo principal.
Piensa muy bien la frecuencia de los correos
No solo el contenido de los correos de las secuencias es importante, sino también la frecuencia con la que se envían. Así que piensa muy bien en cuáles son los tiempos adecuados en base a tu experiencia previa. Puede que en una mala elección de los tiempo de entrega esté la causa de por qué no funciona tu estrategia.
Finaliza la secuencia a tiempo
Hay que evitar ante todo que el prospecto piense que los correos que está recibiendo son automatizados, pero sobre todo no hay que saturarle. Por tanto, si aproximadamente después de 5 intentos de seguimiento (o máximo 6) la persona no ha respondido, es recomendable finalizar el contacto.
Personaliza tus secuencias
Aunque los emails de las secuencias de HubSpot sean automatizados, estos se pueden personalizar y adaptar a cada uno de los prospectos. Y no solo es que se pueda, sino que se debe. Desarrollar una comunicación adaptada a cada potencial cliente aumenta las posibilidades de que este convierta, pues se siente más escuchado y entendido por la empresa y está más predispuesto a aceptar las diferentes ofertas.
Más arriba, en el apartado de cómo editar las secuencias ya creadas, te hemos explicado paso a paso cómo personalizar cada correo.
Termina cada secuencia con una tarea
Como ya hemos dicho antes, las secuencias de HubSpot son una combinación de correos electrónicos y tareas. Pero si tu secuencia termina con un email puede que no te des cuenta como profesional que la secuencia ha terminado. En cambio, si la secuencia termina con una tarea sí sabrás cuál es es el estado de la secuencia al llegarte un aviso, estando así al tanto.
