¿Qué es un briefing y cómo hacer uno? (+plantillas)

El briefing es un documento que contiene toda la información e indicaciones clave sobre cómo se debe realizar una tarea. El briefing es muy habitual encontrarlo en el mundo laboral y, concretamente, se utiliza mucho en el sector del marketing como elemento de comunicación entre el coordinador y el equipo encargado de ejecutar el proyecto.

En este artículo queremos mostrarte paso a paso cuál es la forma más óptima de crear un briefing y por qué es tan importante que lo integres en la metodología de tu empresa. Además, para que te quede todo mucho más claro y te inspires, te dejaremos algunos ejemplos de informes de este tipo bien ejecutados y algunas plantillas.

Tipos de briefings

Existen distintos tipos de briefings que podemos usar según las necesidades de cada cliente. Los más comunes son:

• Briefing de negocio: este documento se centra en la situación actual e histórica de la empresa y en los objetivos empresariales que se busca conseguir.

• Briefing de marketing: orientado a resumir la información sobre una acción de marketing concreta que quiere ponerse en marcha.

• Briefing publicitario: este tipo de briefing incluye los detalles necesarios para poner en marcha una campaña de publicidad.

• Briefing creativo: generalmente diseñado a partir del briefing publicitario, incluye los detalles concretos a nivel gráfico y de diseño, por ejemplo, guías de estilo o formatos de entrega.

Características de un briefing

Si buscamos crear un briefing exitoso, debemos incluir las siguientes características:

• Seguir un orden lógico, de lo más general a lo más particular.

• Incluir suficiente información como para que la agencia pueda orientar su campaña, pero presentándola de forma resumida y concisa.

• Ser fácilmente comprensible para todos los miembros del equipo, evitando los tecnicismos propios del sector de la empresa.

• Dejar muy claro qué es lo que se busca conseguir, a ser posible, con una definición de objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con fechas límite).

¿Para qué sirve un briefing?

El briefing es un recurso valiosísimo para realizar una tarea de la mejor forma posible, ya que contiene todas las indicaciones y requisitos necesarios que el proyecto necesita para ejecutarse de manera óptima.

Sin un documento como el briefing, los profesionales encargados de sacar adelante el proyecto pueden olvidarse detalles, saltarse pasos o confundir conceptos. Por ello, el briefing es un documento muy recomendable para integrar en cualquier sector.

Imagina por un momento que no existiese este documento. Los encargados de ejecutar el trabajo solo contarían con lo que se les ha indicado en reuniones y en otros documentos sueltos. Pero por muy completas que fueran esas reuniones o informes, los equipos no cuentan con un recurso en el que esté toda la información reunida, lo que puede provocar:

• Duplicación de la información.

• Pérdida de tiempo buscando indicaciones en diferentes fuentes con el descenso de la productividad que ello supone.

• Mayor posibilidad de que existan malentendidos.

• Problemas de desmotivación del equipo debido al caos que genera una falta de organización.

Por todas estas cosas, te animamos a incluir un recurso como es el briefing en tu metodología de trabajo.

¿Qué elementos debe contener un briefing?

La información contenida en un briefing variará en función del tipo de briefing del que se trate, pero en general, estos son los elementos que no deberían faltar en un buen briefing:

• Objetivos: lo que se busca conseguir con la campaña o el proyecto. Lo ideal sería que estos objetivos estuvieran parametrizados a través de una serie de KPI o indicadores clave del rendimiento.

• Público objetivo: la audiencia a la que se dirige la comunicación. Este elemento es fundamental para determinar el tipo de acción, el tono de comunicación y los canales a emplear.

• Descripción de la empresa: si se trata del primer contacto entre la empresa y la agencia, es fundamental incluir un apartado en el que se expliquen los productos y servicios de la empresa, sus valores y su historia.

• Requisitos del proyecto: qué características tiene el proyecto que se quiere lanzar. Este apartado puede variar mucho, ya que en ocasiones nos encontraremos con briefings muy abiertos y en otras la acción a realizar ya estará bastante definida de antemano, por ejemplo "diseñar una web interactiva que aproveche los recursos creados en campañas anteriores".

• Restricciones: en algunos sectores, por ejemplo, el de salud, las campañas de comunicación al público deben cumplir con una serie de requisitos legales. Por tanto, es muy importante incluir esta información en el briefing para que la agencia pueda tenerla en cuenta.

• Presupuesto del proyecto.

• Plazos de ejecución y entrega.

Cómo crear un briefing efectivo paso a paso

Ahora que ya sabes qué es un briefing y las características y elementos que debe contener para ser lo más completo y útil posible, queremos que conozcas cuál es la forma óptima de crear este tipo de documentos.

Normalmente, el cliente o el coordinador del equipo que va a realizar el proyecto es el encargado de realizar la redacción de este documento. Pero todo depende de cada caso. En el mundo del marketing, por ejemplo, suele ser como hemos mencionado.

En cualquier caso, seguir este paso a paso te va a ayudar a que el resultado final sea el mejor y a que no te falten detalles.

1. Ten claro el objetivo y el receptor: antes de empezar a redactar este documento, es importante que tengas claro qué quieres transmitir con él y quién lo va a leer. Determinar estos aspectos previamente te va a ayudar a orientar mejor el texto para su mejor comprensión.

2. Recopila toda la información relevante: el objetivo principal del briefing es dejar claro en un único documento todos los detalles de un proyecto. Por tanto, como redactor del documento, debes extraer de las diferentes fuentes (reuniones, otros documentos, correos electrónicos…) la información que sea útil para plasmarla en el documento, desechando la que no sea relevante.

3. Dale estructura al documento: la información seleccionada previamente no puede estar de cualquier manera en el documento, sino que es importante que esté bien estructurada para que el equipo pueda entender bien todo el contenido. Por tanto, el siguiente paso será darle forma a la información para que esté presentable y sea legible.

   Normalmente, estos informes se dividen en apartados que coinciden con los elementos de los que te hemos hablado en el anterior apartado.

4. Redacción del documento: seguidamente hay que proceder a la escritura, que debe seguir en este caso las características que también te hemos mencionado anteriormente. Además, también es interesante el uso de recursos gráficos para hacer más fácil la lectura.

5. Añade una portada: aunque este no es un requisito indispensable, está bien añadir una portada al documento para darle una mejor presentación y que anime más a la lectura.

6. Revisión y entrega: antes de proceder al envío del briefing al equipo, es importante que el redactor haga una primera lectura para detectar posibles errores y subsanarlos. Una vez todo esté correcto, ya se podrá entregar.

   
   

Briefing y resumen ejecutivo: ¿es lo mismo?

El término briefing es muy conocido y utilizado en el mundo del marketing, al igual que su sinónimo brief.

Sin embargo, se suele usar en exceso y emplearlo para definir otro tipo de documentos que tienen relación, pero que no son exactamente lo mismo.

Este es el caso del resumen ejecutivo, que es en realidad un documento donde se presentan los puntos clave de un informe o plan de negocios más extenso. En él se plasman los aspectos más importantes y remarcables de estos documentos, por lo que aunque es corto, suele ser más largo que un brief.

Por tanto, la finalidad es bien distinta. Mientras que el brief sirve para alinear un equipo en la realización de un proyecto, el resumen ejecutivo sirve para presentar los puntos clave de un plan a una audiencia líder como pueden ser ejecutivos o inversores.

Por otro lado, en el brief se suele tratar en profundidad la forma de ejecutar el plan, mientras que el resumen ejecutivo es más teórico sin entrar en detalles sobre la forma de llevar a cabo el plan.

Por último, el estilo del resumen ejecutivo debe ser más persuasivo para tratar de convencer al público, ya que su razón de ser es convencer a la audiencia de tomar una decisión concreta. En cambio, el brief simplemente debe ser claro y dar instrucciones específicas.

Brief y propuesta, ¿cuál es la diferencia?

La propuesta y el brif son dos documentos que también se suelen confundir.

En este caso, una propuesta es un escrito en el que se ofrece una solución o alternativa a una necesidad o problema. De hecho, suele preceder al briefing, ya que una vez se ha aprobado la propuesta por parte del cliente o los directivos, se puede proceder a redactar el brief (los pasos a seguir).

En la propuesta se suelen incluir aspectos como el enfoque, el coste del servicio, la metodología a seguir, las fechas de entrega… Por tanto, mientras el brief se centra en describir cómo se debe realizar el proyecto, la propuesta pretende conseguir que el cliente acepte la realización del proyecto por nuestra parte, por lo que tiene un sentido más de ventas.

Es por ello que el estilo de la propuesta es más persuasivo y utiliza un lenguaje más formal y profesional. En cambio, el briefing es más informal y sencillo.

Por último, el destinatario de estos documentos también es bien distinto. En uno el lector va a ser el equipo o profesionales encargados de realizar el proyecto y en otro el cliente o persona encargada de tomar una decisión.

En resumen, hemos creado la siguiente tabla comparativa que te ayudará a identificar cómo deben ser los elementos clave en cada caso:

Plantillas para hacer tu propio brief

La teoría está muy bien, pero una imagen vale más que mil palabras. Por eso queremos compartir contigo nuestro pack de plantillas para hacer tu brief y poner en práctica todo lo que has leído en este artículo.

Si descargas este pack de contenido gratuito te será más fácil organizar su estructura, redacción y longitud. En el pack encontrarás:

• Una plantilla de excel te ayudará a definir los contenidos que necesita tu briefing, en función del apartado que necesites desarrollar.
• Un canva te ayudará a centralizar la información recogida en el excel.