Por Laia Cardona, publicado en 8 marzo 2016
Hace unos días celebramos en Cyberclick nuestro Retreat de Invierno. Durante 2 días nos retiramos de las tentaciones del mundo moderno y fuimos al campo para conectar con nuestra parte más creativa y promover la unión del equipo. Trasladar la oficina a una casa rural nos ayudó a desconectar de la rutina diaria para centrarnos solo en crear los objetivos del trimestre y realizar ejercicios para cohesionar más el grupo. Aquí os voy a detallar las preguntas que os tenéis que hacer tú y tu equipo para crear el retreat ideal para una empresa (que es cómo lo hacemos en Cyberclick).
Más de una vez, líderes de empresas nos han preguntado “¿es necesario hacer todos juntos un retreat?” y nosotros o David Tomás, el fundador de nuestra querida empresa, hemos respondido “¿qué piensas tú?”. Cómo practicantes acérrimos de estos retiros y fans de ellos, diremos que pueden ser una gran herramienta para la compañía. Porque el equipo puede volver más motivado a la oficina. Pero no para todo el mundo es igual. Los retiros pueden tener un gran alcance, pero en ellos deben de participar las personas adecuadas en el momento correcto.
Si has creado tu propio equipo feliz, tal y como explica David en su reciente libro “La empresa más feliz del mundo” entonces todo el mundo del grupo estará encantado de participar en el retreat. Los retiros nos permiten dar un paso fuera de nuestras responsabilidades diarias y ver el trabajo desde otra perspectiva. Así se puede acceder a diferentes partes de la mente y el corazón y llevar nuestro trabajo a otro nivel de forma poderosa.
Pero, ¿qué hace que un retiro valga la pena? ¿cómo sabes si estás perdiendo el tiempo o no? Si has identificado claramente los objetivos para los cuales te llevas a tu equipo fuera, entonces estás de enhorabuena. Eres un crack y tienes las cosas muy claras. Pero, si no es así, entonces te recomiendo que antes respondas estas preguntas y descubras si debes o no hacer un retiro “espiritual” y laboral con la gente de tu empresa.
1# ¿Cuál es tu focus?
Una escapada de empresa para trabajar fuera del entorno habitual, es una gran herramienta cuando un grupo tiene algo importante para trabajar juntos. Por ejemplo, en Cyberclick lo usamos para definir los objetivos del trimestre en el retreat de invierno y los objetivos anuales en el retiro de agosto. Otros puntos para poner el focus en ellos pueden ser:
- Desarrollo de la estrategia de la compañía
- La resolución de conflictos
- Acuerdos de trabajo
- Una nueva iniciativa
- Planificación de las acciones
Estos y otros son interesantes motivos para realizar este tipo de evento. Así la escapada se convierte en un refugio donde innovar, ver nuevas posibilidades y visualizar la organización de otra forma, para aplicarlo luego a la rutina diaria.
2# ¿Qué pasa con las relaciones personales del equipo?
Es importante saber construir el equipo. Este aspecto se trabaja de 2 formas: previamente durante el proceso de selección y luego en el día a día durante el horario laboral.
Cuando se busca a un nuevo integrante del equipo debemos elegir a personas altamente capacitadas y motivadas para las funciones que va a desarrollar, pero también se deben buscar individuos que estén alineados con los valores corporativos y con los del resto del equipo. Un método que ayuda a encontrar a los profesionales adecuados es hacer participar a parte del equipo en las entrevistas del proceso de selección y que luego tengan voz y voto a la hora de decidir si esa persona entra o no.
Por otro lado, cuando las personas ya están dentro de la organización, trabajar las relaciones personales tendría que se un hábito diario. Aquí los retreats pueden ser una herramienta muy potente para este fin. La interacción con los colegas de la empresa fuera de la oficina puede ayudar a construir una base social sólida y descubrir mejor cómo es cada miembro a nivel personal.
En los retiros se puede trabajar, pero también buscar momentos de ocio y risa. Así consigues alinear mejor las relaciones interpersonales con los objetivos de la organización y también a que los compañeros piensen y planifiquen juntos con más éxito.
3# ¿Quién debe planificar el retiro?
Nosotros recomendamos que todo el equipo participe. Se puede desglosar toda la escapada en múltiples tareas y que una persona o unas pocas se responsabilicen de cada una de ellas. Así todo el mundo está implicado, se siente parte importante del retreat y la motivación para ir a la escapada se eleva. Un ejemplo de repartición de tareas sería:
- Búsqueda y gestión del alquiler de la vivienda que se usará durante los días del retreat
- Diseño de las dietas y la compra de los alimentos
- Selección de transporte y forma de llegar al destino
- Planificación de las tareas a realizar en cada momento del día durante el tiempo que dure la escapada
- Equipos para cocinar en cada turno de comidas
- Equipo de ocio: Diseño de actividades lúdicas
- Planificación de dinámicas de motivación del equipo: Ejercicios de cohesión
En la planificación, al igual que en todos los aspectos del retiro, seguir un calendario definido y consensuado previamente antes de salir de la oficina ayuda a optimizar el tiempo y el trabajo. Todos tienen claro qué se debe hacer en cada momento y cuánto tiempo se le dedica a cada actividad.
4# ¿Quién ha de ir?
¡En Cyberclick os diremos que todo el equipo ha de ir! Pero entendemos que cada empresa es un mundo y tiene sus propios mecanismos internos de funcionamiento, dando lugar a que se decida quién debe ir y cuándo. Si la organización tiene un volumen considerable de profesionales, siempre se pueden hacer escapadas por áreas o departamentos o en equipos reducidos de trabajo.
5# ¿Cuánto ha de durar el retreat?
Varios factores se deben tener en cuenta para tomar esta decisión:
- Qué deseas conseguir o necesitas solucionar. Entonces de eso dependerá si el retiro es más largo o más corto.
- Cuánto tiempo puede dedicar cada persona del equipo a esta actividad. Ya que supone una dedicación completa, comportando dormir fuera de casa.
- Si se ha de viajar muy lejos o es una escapada de proximidad.
En Cyberclick dedicamos dos días y una noche a la escapada de invierno, pero en verano, como fijamos los objetivos anuales solemos gastar tres días y dos noches fuera de la oficina. Eso sí, siempre consensuando que a todos nos vaya bien y buscando que sea entre semana.
6# ¿Dónde se debe hacer el retreat?
La ubicación de la escapada puede determinar el éxito de la misma. Aquí os dejo algunas consideraciones importantes a tener en cuenta:
- Fuera de la oficina casi siempre es mejor. Mucho mejor. Aunque hacer un retreat en el despacho también puede ser algo innovador si el espacio lo permite.
- Que sea un lugar apropiado donde pasar la noche.
- ¿Qué nivel de comodidad se busca? Para nosotros es esencial que haya conexión a Internet, ya que parte del tiempo lo dedicamos a trabajar.
- Buscar un lugar especial y fuera de lo común.
- Que se ajuste al presupuesto que se tiene.
7# ¿Cómo se debe preparar a los participantes?
Todo el equipo debe llegar al refugio que una comprensión total de su propósito, saber los puntos de la planificación y los resultados deseados. Las expectativas deben ser claras y compartidas. Que todo el mundo tenga con antelación la información relevante y el horario puede marcar el éxito o el fracaso de todo el retiro. Así la gente empezará la escapada con el conocimiento necesario, ayudando a incentivar el ánimo y las ganas de participar.
Al final, un retreat es una aventura que lleva a todo el equipo a otro lugar, lejos de la oficina, para buscar la creatividad, la motivación, crear más unión entre todos los miembros de la empresa y mejorar el trabajo que luego se realizará en la oficina. Eso sí, sin olvidar jamás los momentos míticos de ocio, que por ejemplo a nosotros nos deja el karaoke nocturno después de una sesión de mojitos+snacks. Nuestro arte para cantar lo podemos poner en duda, pero en motivación y ganas no nos supera nadie.
Espero que haya sido clarificador el post y que os ayude a fomentar retreats de calidad y fructíferos. Para cualquier cosa nos podéis preguntar o exponer vuestras experiencias.
Laia Cardona
